PRIVACY - INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DI DATI

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 (di seguito “Regolamento Privacy”), si forniscono agli interessati le seguenti informazioni in merito al trattamento dei dati personali svolto nell’ambito delle segnalazioni whistleblowing.
Titolare del trattamento dei dati personali (nel seguito anche il “Titolare”) è OMINI S.p.A., destinataria della segnalazione.
Ai fini delle segnalazioni whistleblowing, i soggetti ai quali deve essere garantita la protezione della propria riservatezza, sia in relazione all’identità che al contenuto delle comunicazioni, sono la persona segnalante, il segnalato, il facilitatore, le persone coinvolte e le persone menzionate nella segnalazione.
I dati personali vengono trattati, in adempimento di obblighi di legge derivanti dalle previsioni del d.lgs. n. 231/2001, dalla L. 179/2017 e del d.lgs. 24/2023, al fine di:
• ricevere, analizzare e gestire, attraverso i canali di comunicazione adibiti, le segnalazioni relative a presunte irregolarità e/o condotte illecite (c.d. segnalazioni whistleblowing) commesse dai soggetti che, a vario titolo, interagiscono con il Titolare e delle quali il segnalante sia venuto a conoscenza.
• svolgere tutte le ulteriori attività connesse alla gestione della segnalazione e conseguenti alla necessità di gestirle compiutamente (es. conduzione di interviste, raccolta degli elementi utili ai fini dell’istruttoria del caso esaminato, etc.) da parte dei soggetti competenti, designati quali autorizzati al trattamento.
• rispondere ad eventuali richieste provenienti dalle Autorità ed enti competenti, etc.
Le segnalazioni possono essere effettuate sia rendendo nota la propria identità sia in forma anonima. In quest’ultimo caso, non saranno trattati dati relativi alla persona del segnalante, salvo i casi previsti dalla legge e/o previa autorizzazione del segnalante medesimo.
Resta fermo che, ai fini della corretta gestione della segnalazione e per l’espletamento delle attività connesse, potranno essere trattati i dati contenuti nella segnalazione stessa e nella relativa documentazione a supporto, anche in riferimento ad altri soggetti, identificati o identificabili, coinvolti nella segnalazione.

Si precisa, a titolo esemplificativo, che possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali:
• dati anagrafici (es. nome, cognome, codice fiscale, indirizzo, data e luogo di nascita);
• dati di contatto (es. numeri di telefono, fisso e/o mobile, indirizzo e-mail);
• dati di natura professionale (es. livello gerarchico, area aziendale di appartenenza, ruolo aziendale, tipo di rapporto intrattenuto con soggetti terzi, professione);
• dati di immagine e/o dati vocali;
• ogni informazione che si riferisca al segnalato, o agli altri soggetti interessati, che il segnalante decide di condividere nella segnalazione per meglio circostanziarla;
• le informazioni che il segnalato, o gli altri soggetti interessati, condividono con il Titolare nell’ambito della gestione della segnalazione;
• dati particolari (es. dati relativi alle opinioni politiche, alle convinzioni religiose o filosofiche, o all’appartenenza sindacale, dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona);
• dati giudiziari;
• altri eventuali dati relativi alla segnalazione riconducibili o meno alle categorie sopra indicate.
Il trattamento sarà effettuato da soggetti autorizzati e specificamente formati per la gestione delle segnalazioni (su tutti, l’Organismo di Vigilanza), soggetti i quali hanno necessità di avere conoscenza delle informazioni nell’espletamento delle proprie attività, con o senza l’ausilio di strumenti elettronici, secondo principi di liceità e correttezza: ciò al fine di assicurare in ogni momento la riservatezza e i diritti degli interessati nel rispetto di quanto previsto dalla normativa in materia.
Le segnalazioni, siano esse anonime o non anonime, possono essere inviate tramite i canali di comunicazione appositamente istituiti in diversi formati; è inoltre possibile, per il segnalante, allegare file e documentazione che sia idonea ad attestare la fondatezza della propria segnalazione.
Al fine di proteggere la riservatezza e garantire l’eventuale anonimato, sono state implementate misure tecniche e organizzative adeguate.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione, se accidentalmente raccolti, sono cancellati una volta esclusa la loro rilevanza.
Agli interessati può essere chiesta specifica autorizzazione, come previsto dal D.lgs. 24/2023, nei seguenti casi:
• eventuale disvelamento dell’identità della persona segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni;
• segnalazione effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto, ai fini della documentazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante redazione di un verbale.
Agli interessati può poi essere richiesta autorizzazione accompagnata da apposita comunicazione, contenente i motivi della rivelazione dell’identità, nei seguenti casi:
• nel procedimento disciplinare, se la contestazione è fondata in tutto o in parte sulla segnalazione, laddove il disvelamento dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa del soggetto cui viene contestato l’addebito disciplinare;
• nei procedimenti instaurati in seguito a segnalazioni interne o esterne, laddove tale rivelazione sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

Comunicazione dei dati personali
I dati personali di cui sopra possono essere messi a disposizione:
• delle Autorità pubbliche ed altri soggetti in assolvimento di obblighi di legge (es. Autorità Giudiziaria, Corte dei Conti, ANAC), in qualità di Titolari del trattamento.
I dati degli interessati non verranno diffusi (messi a disposizione di soggetti indeterminati).
I dati personali saranno trattati all’interno dello Spazio Economico Europeo (“SEE”). Qualora si rendesse necessario in via eccezionale il trasferimento dei dati personali al di fuori dello SEE, tale trasferimento avverrà sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea, se applicabile, o in presenza delle adeguate garanzie richieste dal Regolamento Privacy.

Durata di conservazione dei dati personali
Le segnalazioni e la relativa documentazione vengono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
I dati personali, se già trattati nell’ambito del rapporto di lavoro in corso con il Titolare datore di lavoro, saranno conservati nei termini indicati nell’informativa generale dei dipendenti.

Quali diritti si possono esercitare?
Gli interessati hanno il diritto di chiedere al Titolare del trattamento:
• la conferma che sia o meno in corso un trattamento di Suoi dati personali e, in tal caso, di ottenerne l’accesso (art. 15 – diritto di accesso);
• la rettifica dei dati personali inesatti o l’integrazione dei dati personali incompleti (art. 16 – diritto di rettifica);
• la cancellazione dei dati stessi se sussiste uno dei motivi previsti dal Regolamento Privacy (art. 17 – diritto all’oblio);
• la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi previste dal Regolamento Privacy (art. 18 – diritto di limitazione);
• di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali da Lei forniti al Titolare e di trasmettere tali dati a un altro Titolare del trattamento (art. 19 – diritto alla portabilità).
Diritto di opposizione (art. 21). Qualora dovessero essere eseguiti trattamenti basati sul legittimo interesse del Titolare, gli interessati vengono informati che possono opporsi a tale trattamento. In tal caso, il Titolare del trattamento si asterrà dal trattare ulteriormente i dati personali degli interessati, salvo l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
Per esercitare i propri diritti gli interessati possono inviare una comunicazione scritta indirizzata alla Società.
Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, gli interessati hanno il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, qualora ritengano che il trattamento che li riguarda violi il Regolamento Privacy (art. 77).

Limitazione ai diritti dell’interessato.
I diritti di cui agli articoli da 15 a 21 del Regolamento Privacy sopra elencati non possono essere esercitati con richiesta al Titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento Privacy, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte.
In particolare, si informano gli interessati che l’esercizio di tali diritti:
• sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (tra la L. n. 179/2017 e il D.lgs. 24/2023);
• potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità del segnalante; in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità di cui all’articolo 160 del D.lgs. 196/2003 (Codice privacy), nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.

Da quale fonte hanno origine i dati personali?
I dati sono volontariamente forniti dai soggetti interessati. Il rifiuto alla loro comunicazione può comportare l’impossibilità della corretta gestione della segnalazione o della gestione delle contestazioni eventualmente presentate alla segnalazione.